مادة (1) النظام الأساسي:

في هذا النظام الأساسي وما لم يقتض السياق غير ذلك، يقصد بالكلمات والعبارات التالية والمعانية المبينة إزاء كل منها :

الحاكم: صاحب السمو حاكم دبي

الدولة: دولة الإمارات العربية المتحدة

المؤسسة: مؤسسة سلطان بن علي العويس الثقافية

النظام الأساسي: النظام الأساسي لمؤسسة سلطان بن علي العويس الثقافية

المجلس: مجلس أمناء مؤسسة سلطان بن علي العويس الثقافية

الرئيس: رئيس مجلس أمناء مؤسسة سلطان بن علي العويس الثقافية

الأمانة العامة: الأمانة العامة لمؤسسة سلطان بن علي العويس الثقافية

الأمين العام: الأمين العام لمؤسسة سلطان بن علي العويس الثقافية

الجائزة: جائزة سلطان بن علي العويس الثقافية

مادة (2) مجلس الأمناء

‌يتولى الإشراف على المؤسسة مجلس يسمى «مجلس الأمناء» ويعتبر السلطة العليا في المؤسسة. ‌يتكون المجلس من عدد من الأشخاص لا يقل عن سبعة ولا يزيد على خمسة عشر عضواً، من ذوي الكفاءة الإدارية والثقافية والنزاهة والثقة، من مواطني دولة الإمارات العربية المتحدة.

 ويجوز أن يكون من بينهم عدد من المواطنين العرب من ذوي السمعة والمكانة الثقافية والعلمية المرموقة، على ألا يزيد عدد هؤلاء على ثلث أعضاء المجلس.

عضوية المجلس دائمة ويفقد العضو عضويته بالمجلس في حالة الوفاة أو العجز الصحي، أو الحكم عليه بالإفلاس أو بجناية أو جنحة مخلة بالشرف، أو بالاستقالة أو بالتغيب بعذر أو بدون عذر خمسة اجتماعات متوالية. ‌يتولى المجلس تعيين من يراه مناسباً محل العضو الذي فقد عضويته، شريطة أن يحظى بتزكية مكتوبة لترشيحه من ثلث أعضاء المجلس، ويتخذ قرار تعيينه بموافقة الأغلبية من أعضائه. ‌ينتخب المجلس من بين أعضائه بالاقتراع السري كل أربع سنوات رئيساً أو نائباً للرئيس. ‌يترأس الرئيس اجتماعات المجلس، وفي حالة غيابه ينوب عنه نائب الرئيس، وفي حالة غيابهما معاً يتولى رئاسة المجلس أكبر الأعضاء سناً. ‌يجتمع المجلس بدعوة من رئيسه أو نائبه في حال غيابه أربع مرات على الأقل في السنة للنظر في الميزانية والحسابات الختامية ومراقبة أعمال المؤسسة، والإشراف على سير العمل فيها، والإطلاع على التقرير الختامي عن أنشطة المؤسسة المرفوع من الأمانة العامة واتخاذ القرارات المناسبة بشأن ذلك كله، كما يجوز له الاجتماع بشكل طارئ بدعوة من ثلث الأعضاء أو بدعوة من الأمين العام.

 ‌تعتبر اجتماعات المجلس صحيحة بحضور أغلبية أعضائه، وإذا لم يكتمل النصاب يؤجل الاجتماع إلى موعد آخر على ألا يتجاوز ثلاثين يوماً، فإذا لم يتوفر العدد المطلوب يؤجل الاجتماع مرة أخرى إلى موعد لا يتجاوز خمسة عشر يوماً، ويكون الاجتماع في هاتين الحالتين صحيحاً بحضور ربع الأعضاء، فإن لم يتوفر العدد المطلوب، وتعذر الاجتماع يعين الحاكم مجلساً آخر وفقاً للوثيقة التأسيسية. ‌يتخذ المجلس قراراته بأغلبية الحاضرين من أعضائه، وفي حالة تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي فيه الرئيس. ‌يختار المجلس من بين أعضائه أميناً عاماً للمؤسسة كل أربع سنوات، ويجوز للمجلس تعيين الأمين العام من خارج أعضائه لذات المدة إذا ما اقتضت الضرورة لذلك. ‌يختار المجلس من بين أعضائه مسؤولاً مالياً للمؤسسة كل أربع سنوات. ‌يشكل المجلس «الأمانة العامة» للمؤسسة. ‌يتخذ المجلس كافة القرارات المناسبة لتنفيذ أهداف وسياسات المؤسسة التي تضمن حسن سير العمل بها، وينظر في التوصيات والاقتراحات الأخرى المرفوعة إليه من الأمانة العامة ويقرر ما يراه بشأنها وذلك كله شريطة التقيد بأغراض المؤسسة والمبادئ الأساسية التي تقوم عليها.

 ‌للمجلس أن يصدر اللوائح اللازمة لتنظيم أعمال المؤسسة ولتحقيق أغراضها، وبشكل خاص: للوائح التي تنظم القواعد التي تمنح على أساسها الجائزة والحقول التي تشملها وشروط الترشيح لها وقيمتها المالية ومكوناتها الأخرى وكيفية إقرارها والنفقات المقتضاة لذلك وعدد الذين يمنحونها كل عامين. للوائح المالية التي تنظم الواردات وتسجيلها والمصروفات وكيفية إقرارها وتنفيذها وتسجيلها، وكذلك اللوائح المتعلقة بالميزانية العامة السنوية والحساب الختامي، وغير ذلك من الأمور المالية التي تقتضيها أعمال المؤسسة. ويشترط في ذلك كله أن لا تتعارض هذه اللوائح مع أحكام الوثيقة التأسيسية.

 مادة (3)  الأمانة العامة:

1. تتشكل الأمانة العامة من الأمين العام والمسؤول المالي وعدد من الأشخاص يتم تحديدهم ومدة عملهم حسب مقتضيات العمل على أن لا يقل العدد عن ثلاثة ولا يزيد على سنة.
2. الأمانة العامة هي الجهاز التنفيذي وتقوم بإدارة المؤسسة ونشاطاتها اليومية من النواحي الثقافية والإدارية والمالية، وتوزع الاختصاصات بين أعضائها حسب ضرورات العمل.
3. تجتمع الأمانة العامة بدعوة من الأمين العام مرة كل شهر وكلما دعت الحاجة لذلك، ويعتبر الاجتماع صحيحاً بحضور غالبية الأعضاء، فإذا لم يكتمل النصاب يؤجل الاجتماع لمدة لا تزيد على أسبوع، وفي حالة عدم توفر النصاب في موعد الاجتماع الثاني يرفع الأمين العام الأمر إلى المجلس ليتخذ ما يراه مناسباً.

وتتخذ الأمانة العامة قراراتها بالأغلبية المطلقة للحاضرين من أعضائها، ويجوز للأمين العام أن يعرض على المجلس أي قرار تتخذه الأمانة العامة قبل تنفيذه، وذلك للنظر فيه وإقراره أو إلغائه. يترأس اجتماع الأمانة العامة الأمين العام، وفي حالة غيابه يكلف من ينوب عنه في ترؤس الاجتماع. تقوم الأمانة العامة بالمهمات التالية: اقتراح البرامج التي تساعد على النهوض بالمؤسسة وتطويرها وتقدمها. اتخاذ القرارات المناسبة (الإدارية – الثقافية – الفنية – المالية) بما لا يتعارض مع أحكام الوثيقة التأسيسية واللوائح الداخلية وقرارات المجلس، على أن تذكر أهم القرارات بالتقرير السنوي للأمانة العامة.

اعتماد صرف المبالغ اللازمة لتسيير عمل المؤسسة والمعتمدة في الميزانية السنوية بما لا يخالف القواعد المالية المنصوص عليها في هذا النظام أو في أية لائحة مالية يصدرها المجلس. إعداد الحساب الختامي، ومشروع الميزانية والتقارير الإدارية والمالية والفنية والثقافية وتقارير النشاطات الأخرى ورفعها إلى المجلس للمصادقة عليها. اختيار المصرف الذي توضع فيه أموال المؤسسة. تعيين الموظفين والعاملين وتحديد رواتبهم ومكافآتهم وإنهاء خدماتهم. تفسير مواد النظام الأساسي لحين اجتماع مجلس الأمناء الذي له وحده الحق في التفسير النهائي. اقتراح مشاريع النظم واللوائح الداخلية التي تنظم عمل المؤسسة وتعمل على تحقيق أهدافها. يتقاضى أعضاء الأمانة العامة رواتب أو مكافآت شهرية يقررها المجلس، نظير تفرغهم الكامل أو الجزئي لإدارة المؤسسة، وتنظم اللوائح الإدارية والمالية التي يصدرها المجلس المكافآت والرواتب والعلاوات والبدلات.

يتولى الأمين العام الاختصاصات التالية:

1. تنفيذ قرارات المجلس.
2. الإشراف الكامل على الأمانة العامة وإدارات المؤسسة وحسب سير العمل بها، ويعتبر مسؤولاً أمام المجلس عن كافة نشاطات وأعمال المؤسسة وأموالها المنقولة وغير المنقولة.
3. تمثيل المؤسسة داخل وخارج الدولة وأمام القضاء وكافة الجهات الرسمية وغير الرسمية، ويكون المتحدث الرسمي باسم المؤسسة.
4. توقيع العقود والاتفاقات التي تبرم مع المؤسسة بعد إقرارها من الأمانة العامة.
5. التوقيع مع المسؤول المالي على الشيكات وأذونات الصرف والتحويلات الخاصة بالمؤسسة.
6. استلام ما للمؤسسة من أموال وذلك بالاشتراك مع المسؤول المالي وإيداعها في المصرف المعتمد باسم المؤسسة خلال مدة لا تزيد على أسبوع من تاريخ استلامها.
7. الاستعانة بأعضاء الأمانة العامة كل حسب اختصاصه لمعاونته في تنفيذ الاختصاصات والمهام المسندة إليه، وله أن يفوض أو يكلف من يراه مناسباً من أعضاء الأمانة العامة للقيام بمهامه أو بعضها عند الضرورة.
8. المحافظة على مقر المؤسسة بما فيه من موجودات ومحفوظات وبشكل خاص حفظ العقود والاتفاقات والسجلات والمراسلات. 

مادة (5) مالية المؤسسة:

1. تتكون أموال المؤسسة من: الأموال المرصودة من المؤسس سلطان بن علي العويس بموجب الوثيقة التأسيسية وإيرادات هذه الأموال. التبرعات عن طريق الوقف أو المنح والوصايا والهبات التي يقبلها المجلس.
2. لا يجوز الصرف من أموال المؤسسة إلا في الأغراض الخيرية الواردة في الوثيقة التأسيسية وفي إداراتها وتسيير أمورها.
3. تتولى الأمانة العامة الصرف على المؤسسة وأنشطتها وإداراتها بموجب الميزانية السنوية المعتمدة من المجلس.
4. يوقع المدير العام والمسؤول المالي على الصكوك والشيكات وأذونات الصرف والتحويلات بحدود الميزانية السنوية المصدقة من المجلس، ولا يعتبر الصرف قانونياً إلا بتوقيعهما.
5. يحق للأمانة العامة وضع إيرادات المؤسسة كودائع في المصرف المعتمد أو غيره من المصارف وكسرها بقرار مسبب، وذلك بهدف زيادة إيرادات المؤسسة.
6. يتولى التدقيق على حسابات المؤسسة والإشراف على مراقبة أموالها وإيراداتها ومصروفاتها مكتب تدقيق حسابات يعتمده مجلس الأمناء ويحدد مكافأته.
7. تبدأ السنة المالية للمؤسسة من الأول من يناير «كانون الثاني» إلى الواحد والثلاثين من ديسمبر «كانون الأول» من العام نفسه باستثناء السنة المالية الأولى فإنها تبدأ من تاريخ صدور مرسوم من الحاكم بتأسيسها وحتى 31 ديسمبر 1995.    

مادة (6) :

يجوز لمجلس الأمناء تعديل هذا النظام الأساسي بين حين وآخر على أن لا يتعارض هذا التعديل مع أحكام الوثيقة التأسيسية الأخرى.

مادة (7) :
يحظر على مجلس الأمناء أن يقترض من الغير أو أن يقرض الغير من أموال المؤسسة.

مادة(8) :

لا يحق لمجلس الأمناء حل المؤسسة أو إيقاف نشاطها بشكل جزئي أو دائم.

مادة (9) :

اعتباراً من تاريخ وتوثيق هذه الوثيقة التأسيسية لا يجوز لي أو لورثتي من بعدي بأي شكل أو لأي سبب في أي وقت إلغاء هذه الوثيقة أو تعديل أي بند من بنودها أو العدول عن إنشاء هذه المؤسسة أو التعرض للأموال التي خصصتها ورصدتها لها.

مادة (10) :

تبدأ المؤسسة أعمالها حال صدور مرسوم من صاحب السمو حاكم دبي بتأسيسها وتتقيد بأحكامه.

ومن أجل إسباغ الصورة الرسمية على هذه الوثيقة، فإني أطلب من كاتب عدل دبي توثيقها وفقاً للأصول. 

 سلطان بن علي العويس صدقت هذه الوثيقة لدى كاتب عدل دبي بتاريخ 9/3/1994 تحت الرقم المسلسل 3753/94  

توجيه الدعوة لاجتماعات المجلس، والأمانة العامة.